Сфера применения процедуры
Защита и соблюдение прав каждого человека, а также охрана окружающей среды имеют для компании SICK AG наивысший приоритет и являются неотъемлемой составляющей нашей корпоративной ответственности. Соблюдение обязательств должной ответственности согласно LkSG является для нас непреложным условием. Однако нельзя исключить неправомерные действия отдельных лиц, совершаемые вопреки нашей системе комплаенс-менеджмента.
В соответствии с § 8 LkSG компания SICK AG разработала процедуру рассмотрения жалоб. Эта процедура позволяет сообщать о случаях возможного или фактического нарушения прав человека и существования угрозы окружающей среде, обусловленных экономическими действиями компании SICK AG в своей сфере деятельности (включая предприятия группы компаний) или ее прямого или косвенного поставщика.
Процедура рассмотрения жалоб адресована всем потенциальным заинтересованным сторонам в пределах и за пределами собственной сферы деятельности, таким как сотрудники компании SICK AG и предприятий группы компаний, а также сотрудники прямых и косвенных поставщиков компании SICK AG и предприятий группы компаний. Сообщать об инцидентах могут не только непосредственно затронутые лица, но и прочие третьи стороны, например, представители интересов непосредственно затронутых лиц.
Лица, ответственные за внедрение процедуры рассмотрения жалоб в компании SICK AG
Уполномоченный по правам человека в компании SICK AG отвечает за реализацию процедуры рассмотрения жалоб в соответствии с § 4 абз. 3 предл. 1 LkSG (Отдел рекламаций). Уполномоченный по правам человека является руководителем отдела нормативно-правового соответствия компании SICK AG. В процессе рассмотрения жалоб ему помогает группа специалистов по рассмотрению рекламаций (группа комплаенс-контроля).
Каналы связи для передачи сообщений
Сообщения о случаях возможного или фактического нарушения прав человека и существования угрозы окружающей среде можно направлять в SICK AG как от своего имени, так и анонимно, используя SICK Integrity Line. SICK Integrity Line — это веб-платформа, которую также можно использовать для сообщения о других неправомерных действиях, касающихся нашей компании, одной из компаний группы SICK или влияющих на благополучие сотрудников SICK и третьих лиц.
Связь по линии SICK Integrity Line осуществляется конфиденциально и с соблюдением мер защиты. Обработка содержания сообщений осуществляется сотрудниками группы комплаенс-контроля. Платформа SICK Integrity Line доступна на многих языках и действует круглосуточно.
Сообщения на SICK Integrity Line можно отправлять через следующий веб-сайт: https://sickag.integrityline.com
В США и Канаде можно конфиденциальным и защищенным способом передавать сообщения и претензии на SICK Integrity Line также и по телефону. Для этого в этих странах предусмотрены следующие номера телефонов:
Для Канады: +1 866 204 1940 — Введите следующий идентификационный код: 11477
Для США: +1 833 211 3671 — Введите следующий идентификационный код: 11477
Соответствующую информацию и рекламации можно также направлять в группу комплаенс-контроля:
Эл. почта: compliance@sick.de
Телефон: +49 (0)7681-202-3276
Почтовый адрес:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Germany
Сообщения также могут быть поданы лично уполномоченному по правам человека (пожалуйста, запишитесь на прием через вышеупомянутые каналы связи).
Процедура рассмотрения жалоб
В случае получения жалобы по вышеуказанным каналам информирования, уведомление о приеме жалобы будет направлено заявителю в течение семи дней. Отдел рекламаций проверяет факты наличия рисков, связанных с правами человека или защитой окружающей среды, или нарушения обязательств, связанных с правами человека или защитой окружающей среды. Кроме того, отдел рекламаций проверяет, не было ли совершено какое-либо другое неправомерное действие, например, нарушение законов или внутренних инструкций. Если это уместно или необходимо, отдел рекламаций обсудит содержание рекламации и лежащие в ее основе факты с осведомителем.
Отдел рекламаций в рамках внутреннего расследования рассмотрит сообщение информатора в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами и с учетом интересов всех вовлеченных сторон. Расследование должно проводиться быстро и без существенных перерывов. Заявитель может в любое время получить информацию о положении дел в отделе рекламаций, и не позднее чем через три месяца после получения сообщения ему будет предоставлен отчет о проведенном расследовании и принятых последующих мерах. При предоставлении обратной связи должны соблюдаться права затронутых лиц. Не позднее, чем после завершения расследования, заявителю сообщается о результатах в той мере, в какой это разрешено законом. Расследование в рамках процедуры рассмотрения жалоб должно быть завершено в разумные сроки. Мы стремимся завершать расследования в течение шести месяцев.
Отдел рекламаций, которому компания SICK AG поручила реализацию процедуры рассмотрения жалоб, обеспечивает объективность разбирательств, поскольку уполномоченный по правам человека компании SICK AG является независимым лицом и не связан рамками корпоративных предписаний. Это также относится ко всем членам группы комплаенс-контроля, которым поручается расследование по факту получения сообщения. Кроме того, уполномоченный по правам человека и все члены группы комплаенс-контроля обязаны соблюдать конфиденциальность.
Все действия в рамках процедуры рассмотрения жалоб осуществляются в соответствии с действующим законодательством. Все сообщения расследуются объективно, с должной тщательностью и надежностью. К лицам, которых касается расследование, должно проявляться честное и уважительное отношение. Это относится, в частности, к проведению бесед и другим личным контактам. Необходимо полностью исключить наличие предубеждений и предвзятости. К тем, кого затрагивают внутренние расследования, в первую очередь применима презумпция невиновности.
Правовая оценка расследованных фактов находится в компетенции отдела рекламаций. Определение соответствующих мер по устранению и предотвращению неправомерных действий в собственной сфере деятельности SICK AG (включая предприятия группы компаний) или у прямых или косвенных поставщиков осуществляется компанией. Меры могут включать, например, соответствующие шаги в рамках гражданского или трудового законодательства или привлечение какого-либо органа власти. Также могут быть рассмотрены изменения в рабочих и бизнес-процессах, а также организационных и поведенческих нормах.
Защита осведомителей от дискриминации и наказания
Уполномоченный по правам человека и члены группы комплаенс-контроля обязаны в меру своих возможностей защищать конфиденциальность личности заявителей и третьих лиц, упомянутых в сообщении заявителя.
Члены группы комплаенс-контроля, которым поручено расследование информации, и все другие вовлеченные сотрудники обязаны соблюдать строжайшую конфиденциальность. В случае необходимости привлечения внешних экспертов, такие эксперты должны сохранять профессиональную тайну или по договору обязываться соблюдать конфиденциальность.
Компания SICK AG не потерпит ответных карательных действий в отношении информаторов, которые добросовестно высказывают свои опасения. Дискриминация и наказание таких информаторов запрещены. В случае обнаружения признаков преследования информаторов, члены группы комплаенс-контроля обязаны незамедлительно обратиться к уполномоченному по правам человека. Уполномоченный по правам человека проинформирует руководство компании и предложит соответствующие меры.
В то же время система информирования не должна использоваться для предъявления ложных обвинений.
Защита данных
В принципе, сообщения об инцидентах — в той мере, в которой это позволяет закон, — можно принимать без предоставления персональных данных. Однако в рамках процедуры подачи жалобы сообщающее лицо может добровольно указать персональные данные, в частности информацию о своей личности, имя и фамилию, страну проживания, номер телефона или адрес электронной почты. При этом обеспечивается соблюдение юридических обязательств по хранению данных и правил защиты данных.
Эффективность процедуры рассмотрения жалоб
Эффективность процедуры рассмотрения жалоб должна пересматриваться один раз в год, а также в отдельных случаях, если компания ожидает существенного изменения или значительного распространения ситуации риска в своей сфере деятельности или у прямого поставщика, например, в связи с внедрением новых продуктов, проектов или новой сферы деятельности. Настоящий регламент вступает в силу с 1 января 2023 года.
Вальдкирх, 19 декабря 2022 г.
SICK AG
Правление
Д-р Матс Гёксторп (председатель), Фэн Цзяо, Ульрике Кале-Рот, Николь Курек, Д-р Нильс Съяссен, Маркус Фаттер, Д-р Тося Цивиц