Zakres zastosowania procedury
Ochrona i szacunek dla każdego człowieka, jak również dla środowiska, mają najwyższy priorytet dla firmy SICK AG i są nieodłączną częścią naszej odpowiedzialności korporacyjnej. Przestrzeganie obowiązku dochowania należytej staranności zawartego w ustawie jest dla nas sprawą oczywistą. Jednakże mimo naszego zarządzania zgodnością nie można wykluczyć niewłaściwego postępowania poszczególnych osób.
Firma SICK AG stworzyła procedurę składania skarg zgodnie z § 8 ustawy. Procedura ta umożliwia osobom wskazanie zagrożeń dla praw człowieka oraz środowiska, jak również naruszeń obowiązków związanych z prawami człowieka lub środowiskiem, które powstały w następstwie działalności gospodarczej SICK AG we własnym obszarze biznesowym (łącznie ze spółkami grupy) lub u bezpośredniego lub pośredniego dostawcy.
Procedura składania skarg jest dostępna dla wszystkich potencjalnych stron w ramach, a także poza obszarem działalności firmy, takich jak pracownicy SICK AG i spółek grupy lub pracownicy bezpośrednich i pośrednich dostawców SICK AG i spółek grupy. Zawiadomienia mogą składać nie tylko osoby bezpośrednio poszkodowane, ale także inne osoby trzecie, na przykład w imieniu osób bezpośrednio poszkodowanych.
Odpowiedzialność za procedurę składania skarg w firmie SICK AG
Za realizację procedury składania skarg zgodnie z § 4 ust. 3 zd. 1 ustawy odpowiada pełnomocnik ds. praw człowieka w SICK AG (Biuro skarg). Pełnomocnikiem ds. praw człowieka jest Chief Compliance Officer w SICK AG. W obsłudze procedur składania skarg wspiera go zespół osób prowadzących sprawy (zespół ds. zgodności).
Kanały komunikacji zawiadomień
Zawiadomienia dotyczące zagrożeń dla praw człowieka oraz środowiska, jak również naruszenia zobowiązań związanych z prawami człowieka lub środowiskiem mogą być zgłaszane do SICK AG imiennie lub anonimowo za pośrednictwem SICK Integrity Line. SICK Integrity Line to platforma internetowa, która może być również wykorzystywana do zgłaszania zawiadomień dotyczących innych niewłaściwych zachowań, mających wpływ na naszą firmę lub spółkę SICK lub na dobro pracowników SICK oraz osób trzecich.
Komunikacja za pośrednictwem SICK Integrity Line jest poufna i chroniona. Zespół ds. zgodności opracowuje treść zawiadomień. Linia SICK Integrity jest dostępna w wielu językach przez całą dobę.
Zawiadomienia do SICK Integrity Line mogą być wysyłane za pośrednictwem następującej strony internetowej: https://sickag.integrityline.com
W USA i Kanadzie poufne oraz bezpieczne zawiadomienia i skargi do SICK Integrity Line są możliwe również telefonicznie. Dostępne są w tym celu następujące numer telefonów w poszczególnych krajach:
Kanada: +1 866 204 1940 – należy wprowadzić następujący kod identyfikacyjny: 11477
USA: +1 833 211 3671 – należy wprowadzić następujący kod identyfikacyjny: 11477
Stosowne zawiadomienia i skargi można również kierować do Zespołu ds. zgodności w następujący sposób:
E-mail: compliance@sick.de
Telefon: +49 (0)7681-202-3276
Poczta:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch, Niemcy
Można je również złożyć osobiście u pełnomocnika ds. praw człowieka (należy umówić się na spotkanie za pośrednictwem wyżej wymienionych kanałów komunikacji).
Przebieg procedury składania skarg
W przypadku otrzymania zawiadomienia za pośrednictwem powyższych kanałów sprawozdawczych, fakt otrzymania zawiadomienia zostanie potwierdzony sygnaliście w ciągu siedmiu dni. Biuro skarg bada, czy występują zagrożenia dla praw człowieka lub środowiska lub też czy naruszono prawa człowieka lub obowiązki związane ze środowiskiem. Biuro skarg sprawdza również, czy doszło do innych uchybień, takich jak naruszenie przepisów prawa lub wytycznych wewnętrznych. Jeżeli jest to właściwe lub konieczne, Biuro skarg omówi treść skargi i fakty leżące u jej podstaw z sygnalistą.
Biuro skarg przeprowadza postępowanie wewnętrzne dotyczące zawiadomienia zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami wewnętrznymi oraz z uwzględnieniem interesów wszystkich zaangażowanych stron. Postępowanie powinno zostać przeprowadzone szybko i bez większych przerw. Sygnalista może w każdej chwili uzyskać informacje na temat aktualnego stanu rzeczy w Biurze skarg i otrzyma informację zwrotną na temat postępowania oraz wszelkich działań następczych nie później niż trzy miesiące po otrzymaniu zgłoszenia. Podczas przekazywania informacji zwrotnej należy przestrzegać praw osób, których dane dotyczą. Najpóźniej po zakończeniu postępowania sygnalista zostanie poinformowany o jego wyniku w prawnie dopuszczalnym zakresie. Postępowania w ramach procedury składania skarg powinny zostać zakończone w stosownym terminie. Dążymy do tego, aby zakończyć postępowanie w ciągu sześciu miesięcy.
Biuro skarg, któremu firma SICK AG powierzyła realizację procedury składania skarg, zapewnia bezstronne postępowanie, ponieważ pełnomocnik ds. praw człowieka w firmie SICK AG jest niezależny i nie jest związany instrukcjami. Dotyczy to również wszystkich członków Zespołu ds. zgodności, którzy mają za zadanie zbadać zgłoszenie. Ponadto pełnomocnik ds. praw człowieka oraz wszyscy członkowie Zespołu ds. zgodności są zobowiązani do zachowania tajemnicy.
Wszelkie działania w ramach procedury składania skarg będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszystkie zawiadomienia będą weryfikowane obiektywnie, rzetelnie i z należytą starannością. Osoby objęte postępowaniem muszą być traktowane sprawiedliwie i z szacunkiem. Dotyczy to w szczególności wypytywania i innych kontaktów osobistych. Należy całkowicie unikać osądzania i stronniczych działań. W przypadku osób objętych postępowaniami wewnętrznymi w pierwszej kolejności obowiązuje zasada domniemania niewinności.
Ocena prawna stanu faktycznego będącego przedmiotem postępowania należy do Biura skarg. Określenie odpowiednich środków w celu eliminacji i zapobiegania niewłaściwym zachowaniom we własnym obszarze działalności SICK AG (łącznie ze spółkami grupy) lub u bezpośrednich lub pośrednich dostawców jest dokonywane przez firmę. Środki mogą obejmować np. odpowiednie działania z zakresu prawa cywilnego lub prawa pracy albo zaangażowanie organu publicznego. Można również rozważyć zmiany w procesach pracy i biznesowych, jak również w przepisach dotyczących organizacji i sposobów postępowania.
Ochrona sygnalistów przed dyskryminacją i karami
Pełnomocnik ds. praw człowieka i członkowie Zespołu ds. zgodności są zobowiązani do ochrony w najlepszy możliwy sposób poufności tożsamości sygnalistów oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu sygnalisty.
Członkowie Zespołu ds. zgodności, którym powierzono zbadanie zawiadomień, a także wszyscy pracownicy zaangażowani w inny sposób, są zobowiązani do zachowania najściślejszej poufności. O ile konieczne jest wezwanie ekspertów zewnętrznych, muszą oni podlegać obowiązkowi tajemnicy zawodowej lub też umownie zobowiązać się do zachowania poufności.
Firma SICK AG nie toleruje działań odwetowych wobec sygnalistów, którzy w dobrej wierze wyrażają swoje obawy. Dyskryminacja i karanie takich sygnalistów są zabronione. W przypadku zawiadomień o działaniach odwetowych wobec sygnalistów, członkowie Zespołu ds. zgodności zobowiązani są do niezwłocznego zaangażowania pełnomocnika ds. praw człowieka. Poinformuje on kierownictwo firmy i zaproponuje odpowiednie działania.
Systemu sygnalizacji nie wolno jednak wykorzystywać do fałszywych oskarżeń.
Ochrona danych
Zasadniczo sygnaliści mogą przekazywać zawiadomienia bez podawania danych osobowych, o ile jest to prawnie dopuszczalne. Sygnaliści mogą jednak dobrowolnie ujawnić dane osobowe w ramach procesu składania skarg, w szczególności informacje dotyczące ich tożsamości, imienia i nazwiska, kraju zamieszkania, numeru telefonu lub adresu e-mail. Zapewnione jest przy tym przestrzeganie ustawowych obowiązków dotyczących przechowywania danych oraz przepisów prawa o ochronie danych.
Skuteczność procedury składania skarg
Skuteczność procedury składania skarg jest weryfikowana raz w roku, jak również doraźnie, jeśli firma musi liczyć się znacząco zmienioną lub znacząco rozszerzoną sytuacją ryzyka we własnym obszarze biznesowym lub u bezpośredniego dostawcy, na przykład z powodu wprowadzenia nowych produktów, projektów lub nowego obszaru biznesowego. Niniejszy regulamin postępowania wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.
Waldkirch, 19 grudnia 2022 r.
SICK AG
Zarząd
dr Mats Gökstorp (Prezes), Feng Jiao, Ulrike Kahle-Roth, Nicole Kurek, dr Niels Syassen, Markus Vatter, dr Tosja Zywietz