手続きの適用範囲
人間一人一人および環境の保護と尊重はSICK AGにとって最優先事項であり、当社の企業責任に不可欠な項目となっています。LkSGに基づくデューデリジェンスの遵守は、当社にとって当然のことです。しかし、コンプライアンス経営を行っていても、個人の不正行為を完全に除外することはできません。
SICK AGでは、LkSG第8条に基づいた苦情処理手続きを定めています。この手続きは、SICK AGの自社の事業領域（グループ会社を含む）または直接・間接サプライヤの経済活動によって生じた人権・環境リスクや、人権関連・環境関連の義務違反について告発することを可能にするものです。
苦情処理手続きは、SICK AGおよびそのグループ会社の従業員、SICK AGおよびそのグループ会社の直接・間接サプライヤの従業員など、自社の事業領域内外のすべての潜在的な関係者が利用できます。直接影響を受ける人物だけでなく、例えば直接影響を受ける人物の代理人として、その他の第三者も告発することができます。
SICK AGにおける苦情処理手続きの担当者
苦情処理手続きの実行担当者は、LkSG第4条第3項1号に基づくSICK AGの権担当者です（苦情窓口）。人権担当者は、SICK AGのチーフコンプライアンスオフィサーです。同担当者は、苦情処理手続きの対応に際して案件処理者（コンプライアンスチーム）のサポートを受けることになります。
告発経路
人権・環境リスクや、人権関連・環境関連の義務違反についての告発は、SICK AGのSICK Integrity Lineを通じて、記名または匿名で行うことができます。SICK Integrity Lineとはウェブベースのプラットフォームであり、これを使用すれば、当社またはSICKグループ会社、SICK従業員および第三者の福利厚生に影響を及ぼすその他の不正行為についても告発することができます。
SICK Integrity Line経由の通信は機密扱いとなり、保護されます。告発の内容は、コンプライアンスチームによって処理されます。SICK Integrity Lineは、多数の言語で四六時中利用可能です。
SICK Integrity Lineへの告発は、以下のウェブサイトから行うことができます: https://sickag.integrityline.com
米国とカナダでは、機密扱いで保護された形で、告発および苦情をSICK Integrity Lineに電話でも提出することができます。それには以下の国別の電話番号をご利用ください:
カナダ: +1 866 204 1940 - 次の識別コードを入力してください: 11477
米国: +1 833 211 3671 - 次の識別コードを入力してください: 11477
また、上記に該当する告発や苦情は、以下の通りコンプライアンスチームにも提出することができます:
Eメール: compliance@sick.de
Tel: +49 (0)7681-202-3276
郵便:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Germany
また、人権担当者に直接申し立てることも可能です（上記の告発経路でアポイントをとってください）。
苦情処理手続きの流れ
上記の経路で告発が届いた場合、告発者には告発受領の確認が7日以内に通知されます。苦情窓口は、人権・環境リスクの有無、または人権関連・環境関連の義務違反の有無を審査します。また苦情窓口は、法律違反や社内規定違反など、その他の不正行為の有無も審査します。適切または必要な場合、苦情窓口は苦情の内容と根底にある事情について告発者と話し合います。
苦情窓口は、関係法令および社内規程に則り、全関係者の利益を考慮しながら、内部調査の枠組みの中で告発内容を調査します。調査はそれ程大きな中断なしで、迅速に行うことが意図されています。告発者は、いつでも告発窓口から状況についての情報を得ることができ、告発の受領から遅くとも3か月後に、調査について、そしてフォローアップ措置がある場合にはそれについてのフィードバックを受けることになります。フィードバックを行う際は、関係者の権利が守られるものとします。遅くとも調査完了後、告発者には法的に許される範囲内で結果が通知されます。苦情処理手続きに基づく調査は、合理的な期間内に完了することが意図されています。当社では、調査を6か月以内に完了することを目指しています。
苦情処理手続きの実行に関してSICK AGから委託された苦情窓口では、SICK AGの人権担当者が独立して行動し、指示に拘束されないため、公平な手続きが保証されるようになっています。これは、告発の調査を任せられたコンプライアンスチームの全メンバーにも当てはまります。また、人権担当者とコンプライアンスチームの全メンバーには、守秘義務が課せられています。
苦情処理手続きに基づくすべての活動は、関係法令に従って実施されます。どの告発も、客観的に、確実に、必要な配慮をもって調査されます。調査対象者には、公正に敬意を払って接する必要があります。これは、尋問する場合やその他の方法で個人的に接触する場合に特に当てはまります。先入観や偏見にとらわれた行動は完全に避けなければなりません。社内調査の対象者には、まず無罪の推定が適用されます。
調査対象事実の法的評価は、苦情窓口の責任において行われます。SICK AGの自社の事業領域（グループ会社を含む）または直接・間接サプライヤにおける不正行為の排除・予防のための適切な措置の決定は、同社が行うものとします。措置としては、民法・労働法上の適切な処置や、公的機関による介入などが考えられます。また、業務やビジネスプロセス、組織や行動のルールの変更も検討される可能性があります。
不当な扱いや処罰からの告発者の保護
人権担当者とコンプライアンスチームのメンバーは、告発者ならびに告発で挙げられた第三者の身元の機密性を可能な限り保護する義務を負っています。
告発の調査を任されたコンプライアンスチームメンバーならびにそれに関係するすべての従業員は、極秘を厳守する義務を負っています。外部の専門家を呼ぶ必要がある場合、この専門家は職務上の守秘義務を負うか、契約により守秘義務を負う必要があります。
SICK AGは、善意で懸念を表明した告発者に対する報復行為を断じて許さないものとします。このような告発者に対する不当な扱いや処罰は禁止されています。告発者に対する報復行為について報告された場合、コンプライアンスチームのメンバーは、直ちに人権担当者に連絡する義務を負っています。同担当者がその旨を経営陣に伝え、適切な措置を提案することになります。
ただし、告発制度が虚偽の告発に濫用されることがあってはなりません。
プライバシーポリシー
原則として、法律上許容される範囲内であれば、個人情報を提供せずに告発することが可能です。ただし、告発者は苦情処理プロセスの一環として個人情報を、特に身元、姓名、居住国、電話番号またはEメールアドレスに関する情報を自主的に開示することができます。その際は、法定保存義務およびデータ保護法上の規定の遵守が保証されます。
苦情処理手続きの効果
苦情処理手続きの効果は、年に1回見直されます。また、新しい製品、プロジェクトや事業分野の導入などにより、自社の事業領域や直接サプライヤにおけるリスク状況が大幅に変化または拡大すると予想される場合にも、その機会に応じて見直されます。 この手続き規定は2023年1月1日に発効します。
ヴァルトキルヒ、2022年12月19日
SICK AG
取締役会
マッツ・ゲクストルプ博士（会長）、ファン・ジャオ、ウルリーケ・カーレ＝ロート、ニコール・クレック、ニールス・シャッセン博士、マルクス・ファッター、トーシャ・ツィビーツ博士