Champ d'application de la procédure
La protection et le respect de chaque être humain ainsi que de l'environnement sont une priorité absolue pour SICK AG et font partie intégrante de notre responsabilité d'entreprise. Le respect des devoirs de vigilance découlant de la LkSG est pour nous une évidence. Toutefois, malgré notre gestion de la conformité, le comportement fautif de certains individus ne peut être exclu.
La société SICK AG a mis en place une procédure de signalement conformément à l'article 8 de la LkSG. Cette procédure permet aux personnes de signaler les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement ainsi que les violations des obligations liées aux droits de l'homme ou à l'environnement qui résultent des activités économiques de SICK AG dans son propre domaine d'activité (y compris les entreprises de son groupe) ou d'un fournisseur direct ou indirect.
La procédure de signalement est accessible à toutes les personnes potentiellement concernées, à l'intérieur et à l'extérieur de leur propre secteur d'activité, comme les employés de SICK AG et des sociétés de son groupe ou les employés des fournisseurs directs et indirects de SICK AG et des sociétés de son groupe. Les personnes directement concernées ne sont pas les seules à pouvoir fournir des informations, d'autres tiers peuvent également le faire, par exemple en représentant des personnes directement concernées.
Compétence pour la procédure de signalement auprès de SICK AG
Le responsable des droits de l'homme de la société SICK AG est compétent pour la mise en œuvre de la procédure de signalement conformément au § 4 alinéa 3 phrase 1 LkSG (instance de recueil des signalements). Le responsable des droits de l'homme est le Chief Compliance Officer de SICK AG. Il est assisté dans le traitement des procédures de plainte par une équipe de gestionnaires de cas (équipe de conformité).
Canaux de notification pour les signalements
Les informations sur les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement ainsi que sur les violations des obligations liées aux droits de l'homme ou à l'environnement peuvent être signalées nominativement ou sous couvert d'anonymat via la SICK Integrity Line de SICK AG. La SICK Integrity Line est une plate-forme basée sur le web qui permet également de signaler tout autre comportement répréhensible concernant notre entreprise ou une société du groupe SICK ou le bien-être des collaborateurs de SICK et de tiers.
La communication via la SICK Integrity Line est confidentielle et protégée. Le traitement du contenu des signalements est effectué par l'équipe chargée de la conformité. La SICK Integrity Line est disponible dans de nombreuses langues, 24 heures sur 24.
Les messages à la SICK Integrity Line peuvent être envoyés via la page web suivante : https://sickag.integrityline.com
Aux États-Unis et au Canada, les signalements et les plaintes confidentielles et protégées peuvent également être adressées à la SICK Integrity Line par téléphone. Les numéros de téléphone nationaux respectifs sont disponibles à cet effet :
Canada : +1 866 204 1940 - Veuillez saisir le code d'identification suivant : 11477
États-Unis : +1 833 211 3671 - Veuillez saisir le code d'identification suivant : 11477
Les signalements et plaintes correspondantes peuvent également être adressées à l'équipe chargée de la conformité comme suit :
E-Mail : compliance@sick.de
Téléphone : +49 (0)7681-202-3276
Courrier :
SICK AG
Compliance/LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Germany
Elles peuvent également être déposées en personne auprès du responsable des droits de l'homme (veuillez prendre rendez-vous via les canaux d'information susmentionnés).
Déroulement de la procédure de signalement
Lorsqu'un signalement est reçu via les canaux de signalement susmentionnés, la réception du signalement est confirmée au lanceur d’alerte dans un délai de sept jours. Le service de recueil des signalements examine s'il existe des risques liés aux droits de l'homme ou à l'environnement ou si des obligations liées aux droits de l'homme ou à l'environnement ont été violées. Le service de recueil des signalements vérifie également s'il existe un autre comportement fautif, par exemple une violation de la loi ou des directives internes. Si cela s'avère utile ou nécessaire, le service de recueil des signalements discutera avec le lanceur d’alerte du contenu du signalement et des faits sous-jacents.
Dans le cadre d'une enquête interne, le service de recueil des signalements examine le signalement dans le respect des lois applicables et des règles internes, et en tenant compte des intérêts de toutes les parties concernées. L'enquête doit être menée rapidement et sans trop d'interruptions. Le lanceur d’alerte peut à tout moment s'informer de l'état d'avancement du signalement auprès du service de recueil des signalements et reçoit un retour d'information sur l'enquête et les éventuelles mesures de suivi au plus tard trois mois après la réception du signalement. Les droits des personnes concernées doivent être respectés lors du retour d'information. Au plus tard à l'issue de l'enquête, le lanceur d'alerte est informé des résultats, dans la limite de ce qui est autorisé par la loi. Les enquêtes menées dans le cadre de la procédure de signalement doivent être clôturées dans un délai raisonnable. Nous nous efforçons de clôturer une enquête dans les six mois.
Le service de recueil des signalements chargé par SICK AG de la mise en œuvre de la procédure de signalement garantit une procédure impartiale, car le responsable des droits de l'homme de SICK AG est indépendant et n'est pas lié par des instructions. Cela s'applique également à tous les membres de l'équipe de conformité chargés d'enquêter sur un signalement. En outre, le responsable des droits de l'homme et tous les membres de l'équipe de conformité sont tenus au secret professionnel.
Toutes les activités liées à la procédure de signalement seront menées conformément aux lois applicables. Toutes les informations sont examinées de manière objective, fiable et avec la diligence requise. Les personnes concernées par une enquête doivent être traitées de manière équitable et respectueuse. Cela vaut en particulier pour les entretiens et autres contacts personnels. Les préjugés et les actes de partialité doivent être totalement évités. Les personnes concernées par des enquêtes internes bénéficient dans un premier temps de la présomption d'innocence.
L'évaluation juridique des faits examinés incombe au service de recueil des signalements. La définition de mesures appropriées pour éliminer et prévenir les comportements fautifs dans le propre domaine d'activité de SICK AG (y compris les entreprises de son groupe) ou chez ses fournisseurs directs ou indirects est effectuée par l'entreprise. Les mesures peuvent consister, par exemple, en une action civile ou professionnelle appropriée ou en l'intervention d'une autorité publique. Des modifications des processus de travail et des processus commerciaux ainsi que des règles d'organisation et de comportement peuvent également être envisagées.
Protéger les lanceurs d'alerte contre les préjudices et les sanctions
Le responsable des droits de l'homme et les membres de l'équipe de conformité sont tenus de protéger au mieux la confidentialité de l'identité des lanceurs d’alerte et des tiers mentionnés dans le rapport d'un lanceur d’alerte.
Les membres de l'équipe de conformité chargés d'enquêter sur les indices, ainsi que tous les autres membres du personnel concernés, sont tenus de respecter la plus stricte confidentialité. Lorsqu'il est nécessaire de faire appel à des experts externes, ceux-ci doivent être soumis au secret professionnel ou s'engager contractuellement à respecter la confidentialité.
SICK AG ne tolère aucune forme de représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte qui font part de leurs préoccupations en toute bonne foi. Il est interdit de désavantager ou de punir de tels lanceurs d’alerte. En cas d'indices de représailles à l'encontre de lanceurs d’alerte, les membres de l'équipe de conformité sont tenus de faire immédiatement appel au responsable des droits de l'homme. Celui-ci informera la direction de l'entreprise et proposera des mesures appropriées.
Le système d'alerte ne doit toutefois pas être utilisé pour porter de fausses accusations.
Protection des données
En principe, les signalements des lanceurs d’alerte sont possibles - dans la mesure où la loi le permet - sans indication de données personnelles. Les lanceurs d’alerte peuvent toutefois communiquer volontairement des données personnelles dans le cadre du processus de signalement, notamment des informations sur leur identité, leur prénom et leur nom, leur pays de résidence, leur numéro de téléphone ou leur adresse électronique. Le respect des obligations légales de conservation et des dispositions relatives à la protection des données est ainsi assuré.
Efficacité de la procédure de signalement
L'efficacité de la procédure de signalement est vérifiée une fois par an ainsi qu'en fonction des circonstances, lorsque l'entreprise doit s'attendre à une situation de risque sensiblement modifiée ou étendue dans son propre domaine d'activité ou chez son fournisseur direct, par exemple en raison de l'introduction de nouveaux produits, projets ou d'un nouveau secteur d'activité. Le présent règlement de procédure entre en vigueur à compter du 1er janvier 2023.
Waldkirch, le 19 décembre 2022
SICK AG
Le conseil d'administration
Dr Mats Gökstorp (président), Feng Jiao, Ulrike Kahle-Roth, Nicole Kurek, Dr Niels Syassen, Markus Vatter, Dr Tosja Zywietz