Procedurens anvendelsesområde
Beskyttelse af og respekt for mennesker og miljø har højeste prioritet for SICK AG og er en ufravigelig del af vort ansvar som virksomhed. Overholdelse af pligten til at vise omhu og samvittighedsfuldhed ifølge LkSG er en selvfølge for os. På trods af vores Compliance Management kan enkeltindividers ukorrekte adfærd desværre ikke udelukkes.
SICK har udarbejdet en klageprocedure i henhold til § 8 i LkSG. Proceduren giver personer mulighed for at indberette menneskeretslige og miljømæssige risici samt overtrædelse af menneskeretslige eller miljømæssige pligter, der er opstået som en følge af SICKs kommercielle handel i sit eget forretningsområde (inklusive egne koncernselskaber) og hos direkte eller indirekte leverandører.
Klageproceduren er tilgængelig for alle potentielt involverede parter i eller uden for selskabets egne forretningsområde, heriblandt medarbejdere i SICK AG og koncernselskaber samt medarbejdere hos direkte eller indirekte leverandører til SICK AG og SICKs koncernselskaber. Anmeldelser kan ikke kun afgives af direkte involverede personer. Også tredjemand er berettiget hertil, f.eks. som repræsentant for de direkte involverede personer.
Ansvar for klagesager hos SICK AG
Ansvaret for gennemførelsen af klagesager påhviler SICK AG’s menneskerettighedsrepræsentant i henhold til § 4 stk. 3 pkt. 1 i LkSG (klageinstans). Menneskerettighedsrepræsentanten er SICK AG’s Chief Compliance Officer. I forbindelse med behandlingen af klagesager får han hjælp af et team af sagsbehandlere (Compliance Team).
Indberetningskanaler for anmeldelser
Anmeldelser af menneskeretslige og miljømæssige risici samt overtrædelse af menneskeretslige eller miljømæssige pligter kan indberettes med angivelse af navn eller anonymt til SICK Integrity Line hos SICK AG. SICK Integrity Line er en webbaseret platform, hvor du også kan anmelde anden ukorrekt adfærd, som vedrører vores virksomhed, et af SICKs koncernselskaber eller SICK-medarbejderes eller tredjemands trivsel.
Kommunikationen via SICK Integrity Line er fortrolig og beskyttet. Indholdet af indberetningerne behandles af Compliance Teamet. SICK Integrity Line findes på mange sprog og er åben døgnet rundt.
Indberetninger til SICK Integrity Line kan ske via følgende website: https://sickag.integrityline.com
I USA og Canada han fortrolige og beskyttede anmeldelser og klager også afgives pr. telefon til SICK Integrity Line. Her kan man anvende følgende telefonnumre for de enkelte lande:
Canada: +1 866 204 1940 – Indtast venligst følgende ID-kode: 11477
USA: +1 833 211 3671 – Indtast venligst følgende ID-kode: 11477
Anmeldelser og klager kan også sendes til Compliance Teamet på følgende måde:
E-mail: compliance@sick.de
Telefon: +49 7681-202-3276
Post:
SICK AG
Compliance/LGC
Erwin-Sick-Str. 1
DE-79183 Waldkirch Tyskland
Du kan også indberette dem personligt til menneskerettighedsrepræsentanten (aftal mødedato via de ovenfor nævnte indberetningskanaler).
Klagesagens forløb
Hvis der modtages en anmeldelse via en af de ovenfor nævnte indberetningskanaler, vil afsenderen af anmeldelsen modtage en kvittering for modtagelsen inden for syv dage. Klageinstansen kontrollerer, om der er tale om menneskeretslige eller miljørelaterede risici, eller om menneskeretslige eller miljørelaterede er blevet overtrådt. Klageinstansen kontrollerer desuden, om der er tale om anden ukorrekt adfærd, f.eks. en overtrædelse af lovgivningen eller interne bestemmelser. Hvis det er rimeligt eller nødvendigt, drøfter klageinstansen klagens indhold og det bagvedliggende problem med anmelderen.
Som en del af den interne undersøgelse kontrollerer klageinstansen desuden anmeldelsen i relation til gældende love og interne regler samt under hensyntagen til alle involveredes interesser. Undersøgelsen skal foretages hurtigt og uden væsentlige afbrydelser. Anmelderen kan til enhver tid søge oplysninger om sagens status hos klageinstansen og modtager senest tre måneder efter modtagelsen af indberetningen en tilbagemelding om undersøgelsen og eventuelle opfølgende foranstaltninger. Ved tilbagemeldingen skal involverede personers rettigheder overholdes. Senest når undersøgelsen er afsluttet, informeres anmelderen om resultatet inden for de retligt tilladte rammer. Undersøgelser i forbindelse med klagesagen skal være afsluttet inden for en rimelig tidsfrist. Vi bestræber os på at afslutte undersøgelsen inden for et tidsrum på seks måneder.
Den klageinstans, som SICK AG overdrager behandlingen af klagesagen til, sikrer en uvildig behandling af sagen, idet SICK AG's menneskerettighedsrepræsentant er uafhængig og ikke bundet til anvisninger. Det gælder også for medlemmer af de Compliance Teamet, der har ansvaret for at undersøge en anmeldelse. Derudover har menneskerettighedsrepræsentanten og medlemmerne af Compliance Teamet tavshedspligt.
Alle aktiviteter vedrørende klagesagen gennemføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Alle anmeldelser gennemgås objektivt, på en hensigtsmæssig måde og med den fornødne omhu. Personer, der berøres af en undersøgelse, skal behandles retfærdigt og med respekt. Det gælder især, når der er tale om afhøringer og andre personlige kontakter. Fordomme og forudindtagne handlinger skal helt undgås. For de personer, der berøres af de interne undersøgelser, gælder indledningsvis, at de formodes at være uskyldige.
Den retlige bedømmelse af det undersøgte forhold er klageinstansens ansvar. Beslutningen om egnede foranstaltninger til afhjælpning og forebyggelse af ukorrekt adfærd i SICK AG’s eget forretningsområde (heriblandt også egne koncernselskaber) og hos indirekte eller direkte leverandører tages af selskabet. Foranstaltninger kan for eksempel være rimelige civilretlige eller arbejdsretlige tiltag eller en offentlig myndigheds mellemkomst. Desuden kan der være tale om ændringer i arbejds- og forretningsprocedurer samt retningslinjer og adfærdsregler.
Beskyttelse af anmelderen mod diskriminering og straf
Menneskerettighedsrepræsentanten og medlemmerne af Compliance Teamet er forpligtede til på bedst mulige måde at sikre fortroligheden omkring den i en anmelderens indberetning nævnte anmelder og tredjemands identitet.
De medlemmer af Compliance Teamet og alle øvrige involverede medarbejdere, der er ansvarlige for undersøgelsen af anmeldelser, har tavshedspligt. For så vidt det er nødvendigt at inddrage eksterne eksperter, har disse tilsvarende tavshedspligt eller har tavshedspligt ifølge deres kontrakt.
SICK AG tolererer ikke gengældelseshandlinger mod anmeldere, der ytrer deres betænkeligheder i god tro. Diskriminering og straf af anmeldere er ikke tilladt. Hvis der modtages anmeldelse om diskriminering af anmeldere, er medlemmerne af Compliance Teamet forpligtede til omgående at inddrage menneskerettighedsrepræsentanten. Menneskerettighedsrepræsentanten informerer selskabets ledelse og foreslår egnede foranstaltninger.
Indberetningssystemet må imidlertid ikke anvendes til at fremkomme med falske beskyldninger.
Databeskyttelse
Principielt kan indberetninger fra anmeldere – i det omfang, det er tilladt i henhold til loven – foretages uden at angive personoplysninger. Anmeldere kan imidlertid frivilligt videregive personoplysninger som en del af klageprocessen, især oplysninger om deres identitet, for- og efternavn, bopælsland, telefonnummer eller e-mailadresse. Samtidigt sikres overholdelse af de lovmæssige opbevaringsforpligtelser og bestemmelserne vedrørende databeskyttelse.
Klageprocedurens effektivitet
Klageprocedurens effektivitet kontrolleres én gang årligt samt hvis der er en anledning til det, hvis virksomheden må forudse en væsentlig forandring eller en væsentligt større risikosituation i sit eget forretningsområde eller hos direkte leverandører, for eksempel ved introduktion af nye produkter, projekter eller et nyt forretningsområde. Procesreglementet træder i kraft den 1. januar 2023.
Waldkirch, 19. december 2022
SICK AG
Direktionen
Dr. Mats Gökstorp (formand), Feng Jiao, Ulrike Kahle-Roth, Nicole Kurek, Dr. Niels Syassen, Markus Vatter, Dr. Tosja Zywietz