Oblast použití postupu
Ochrana a respektování každého člověka i životního prostředí mají pro společnost SICK AG nejvyšší prioritu a jsou nepostradatelnou součástí naší firemní odpovědnosti. Dodržování požadavků náležité péče podle zákona o náležité péči v dodavatelském řetězci (LkSG) je pro nás samozřejmostí. Navzdory našemu řízení pro dodržování předpisů však nelze vyloučit pochybení jednotlivců.
Společnost SICK AG zavedla stížnostní řízení v souladu s § 8 LkSG. Tento postup umožňuje osobám upozornit na rizika v oblasti lidských práv a životního prostředí, jakož i na porušení povinností v oblasti lidských práv nebo životního prostředí, která vznikla v důsledku hospodářských činností společnosti SICK AG v její vlastní oblasti podnikání (včetně společností její skupiny) nebo přímého či nepřímého subdodavatele.
Stížnostní řízení je přístupné všem potenciálním zúčastněným stranám v rámci i mimo oblast podnikání společnosti, jako jsou zaměstnanci společnosti SICK AG a společností její skupiny nebo zaměstnanci přímých a nepřímých subdodavatelů společnosti SICK AG a společností její skupiny. Oznámení mohou podávat nejen přímo dotčené osoby, ale také jiné třetí strany, například v zastoupení přímo dotčených osob.
Odpovědnost za stížnostní řízení ve společnosti SICK AG
Za provedení stížnostního řízení podle § 4 odst. 3 věty 1 zákona o náležité péči v dodavatelském řetězci (LkSG) je odpovědný pověřenec pro lidská práva společnosti SICK AG (oddělení pro vyřizování stížností). Pověřenec pro lidská práva je vedoucím pracovníkem pro dodržování předpisů společnosti SICK AG. Při zpracování stížnostního řízení mu pomáhá tým zpracovatelů případů (tým Compliance).
Kanály pro hlášení oznámení
Upozornění na rizika v oblasti lidských práv a životního prostředí, jakož i porušení povinností v oblasti lidských práv nebo životního prostředí lze společnosti SICK AG nahlásit pod svým jménem nebo anonymně prostřednictvím platformy SICK Integrity Line společnosti SICK AG. SICK Integrity Line je webová platforma, kterou lze využít také k hlášení upozornění na jiná pochybení, která mají vliv na naši společnost nebo společnost skupiny SICK nebo na blaho zaměstnanců společnosti SICK a třetích osob.
Komunikace prostřednictvím platformy SICK Integrity Line je důvěrná a chráněná. Obsah zpráv zpracovává tým Compliance. Platforma SICK Integrity Line je k dispozici v mnoha jazycích nepřetržitě po celý den.
Oznámení na platformě SICK Integrity Line lze provést prostřednictvím následujících webových stránek: https://sickag.integrityline.com
V USA a Kanadě lze důvěrná a chráněná oznámení a stížnosti podávat SICK Integrity Line také telefonicky. K dispozici jsou následující telefonní čísla pro příslušné země:
Kanada: +1 866 204 1940 – zadejte prosím následující identifikační kód: 11477
USA: +1 833 211 3671 – zadejte prosím následující identifikační kód: 11477
Příslušné informace a stížnosti lze rovněž směřovat týmu Compliance, a to následujícím způsobem:
E-mail: compliance@sick.de
Telefon: +49 (0)7681-202-3276
Poštovní adresa:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch, Německo
Lze je také podat osobně u pověřence pro lidská práva (domluvte si schůzku prostřednictvím výše uvedených kanálů pro oznamování).
Průběh stížnostního řízení
Pokud je oznámení přijato prostřednictvím výše uvedených oznamovacích kanálů, bude oznamovateli do sedmi dnů potvrzeno jeho přijetí. Oddělení pro vyřizování stížností přezkoumá, zda existují rizika související s lidskými právy nebo životním prostředím nebo zda došlo k porušení lidských práv nebo povinností souvisejících s životním prostředím. Oddělení pro vyřizování stížností rovněž prověří, zda nedošlo k jinému pochybení, například k porušení zákonů nebo interních směrnic. Pokud je to vhodné nebo nutné, projedná oddělení pro vyřizování stížností s oznamovatelem obsah stížnosti a základní skutečnosti.
Oddělení pro vyřizování stížností prošetří oznámení v rámci interního šetření v souladu s platnými právními předpisy a vnitřními pravidly a s ohledem na zájmy všech zúčastněných stran. Šetření by mělo probíhat plynule a bez větších přestávek. Oznamovatel se může kdykoli informovat o stavu věci u oddělení pro vyřizování stížností a nejpozději do tří měsíců od doručení oznámení obdrží zpětnou vazbu o šetření a případných následných opatřeních. Při poskytování zpětné vazby je nutné respektovat práva dotčených subjektů. Nejpozději po ukončení šetření bude oznamovatel informován o výsledku v zákonem přípustném rozsahu. Šetření v rámci stížnostního řízení by měla být dokončena v přiměřené lhůtě. Naším cílem je dokončit vyšetřování do šesti měsíců.
Oddělení pro vyřizování stížností, které společnost SICK AG pověřila stížnostním řízením, zaručuje nestranný postup, protože pověřenec pro lidská práva společnosti SICK AG je nezávislý a není vázán žádnými příkazy. To platí i pro všechny členy týmu Compliance, kteří jsou pověřeni vyšetřováním oznámení. Kromě toho jsou pověřenec pro lidská práva a všichni členové týmu Compliance vázáni přísahou mlčenlivosti.
Veškeré činnosti v rámci stížnostního řízení budou prováděny v souladu s platnými právními předpisy. Všechna oznámení budou prošetřena objektivně, spolehlivě a s potřebnou péčí. S osobami, kterých se šetření týká, se musí zacházet spravedlivě a s respektem. To platí zejména pro rozhovory a další osobní kontakty. Předsudků a předpojatého jednání je třeba se zcela vyvarovat. Pro osoby, kterých se týká interní šetření, platí nejprve presumpce neviny.
Právní posouzení vyšetřovaných skutečností je v kompetenci oddělení pro vyřizování stížností. Stanovení vhodných opatření k eliminaci a prevenci pochybení ve vlastní oblasti podnikání společnosti SICK AG (včetně společností její skupiny) nebo u přímých či nepřímých subdodavatelů provádí společnost. Opatření mohou zahrnovat například odpovídající občanskoprávní nebo pracovněprávní kroky nebo zapojení orgánu veřejné moci. V úvahu lze vzít i změny pracovních a obchodních procesů a organizačních pravidel a pravidel chování.
Ochrana oznamovatelů před diskriminací a potrestáním
Pověřenec pro lidská práva a členové týmu Compliance jsou povinni podle svých možností chránit důvěrnost identity oznamovatelů a třetích stran uvedených v oznámení oznamovatele.
Členové týmu Compliance, kteří jsou pověřeni vyšetřováním oznámení, i všichni jinak zapojení zaměstnanci jsou povinni zachovávat přísnou mlčenlivost. Pokud je nutné přizvat externí odborníky, musejí podléhat profesnímu tajemství nebo se smluvně zavázat k zachování důvěrnosti.
Společnost SICK AG netoleruje odvetná opatření vůči oznamovatelům, kteří v dobré víře vyjádří své obavy. Diskriminace a trestání těchto oznamovatelů jsou zakázány. V případě náznaků odvetných opatření vůči oznamovatelům jsou členové týmu Compliance povinni okamžitě zapojit pověřence pro lidská práva. Tento pověřenec informuje vedení a navrhne vhodná opatření.
Systém oznamování však nesmí být využíván k falešným obviněním.
Ochrana osobních údajů
Hlášení od oznamovatelů jsou v zásadě – pokud je to právně přípustné – možná bez uvedení osobních údajů. Oznamovatelé však mohou v rámci stížnostního procesu dobrovolně sdělit své osobní údaje, zejména informace o své totožnosti, jméno a příjmení, zemi bydliště, telefonní číslo nebo e-mailovou adresu. Přitom je zajištěno dodržování zákonných povinností pro uchovávání informací a ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.
Účinnost stížnostního řízení
Účinnost stížnostního řízení se přezkoumává jednou ročně a také ad hoc, pokud společnost musí očekávat významně změněnou nebo výrazně rozšířenou rizikovou situaci ve vlastní oblasti podnikání nebo u přímého subdodavatele, například v důsledku zavedení nových výrobků, projektů nebo nové oblasti podnikání. Tento jednací řád vstupuje v platnost dne 1. ledna 2023.
Waldkirch 19. prosince 2022
SICK AG
Představenstvo
Dr. Mats Gökstorp (předseda představenstva), Feng Jiao, Ulrike Kahle-Roth, Nicole Kurek, Dr. Niels Syassen, Markus Vatter, Dr. Tosja Zywietz