Ambito di applicazione della procedura
La protezione e il rispetto di ogni essere umano e dell'ambiente hanno la massima priorità per SICK AG e rientrano nella nostra responsabilità aziendale. Il rispetto dei requisiti di due diligence previsti dalla LkSG la Legge tedesca sulla dovuta diligenza aziendale nelle catene di approvvigionamento, è per noi una cosa ovvia. Nonostante il nostro Compliance Management System non possiamo escludere del tutto errori dei singoli.
SICK AG ha istituito una procedura di reclamo ai sensi del § 8 LkSG. Questa procedura consente alle persone di segnalare i rischi per i diritti umani e l'ambiente, nonché le violazioni degli obblighi relativi ai diritti umani o all'ambiente, che sono emersi come risultato delle attività economiche di SICK AG nella propria area di attività (comprese le società del gruppo) o di un fornitore diretto o indiretto.
La procedura di reclamo è accessibile a tutti i potenziali soggetti all'interno e all'esterno del settore commerciale dell'azienda, come i dipendenti di SICK AG e delle sue società del Gruppo o i dipendenti dei fornitori diretti e indiretti di SICK AG e delle sue società del Gruppo. Possono presentare comunicazioni non solo i diretti interessati, ma anche altri terzi, ad esempio per conto dei diretti interessati. Chi presenta un reclamo o fornisce segnalazioni non dovrà sostenere i costi di trasmissione ed elaborazione di reclami e altre segnalazioni.
Responsabilità della procedura di reclamo presso SICK AG
Il responsabile dei diritti umani di SICK AG (Ufficio reclami) si occupa dell'attuazione della procedura di reclamo. Il responsabile dei diritti umani è il Chief Compliance Officer di SICK AG. Nella gestione delle procedure di reclamo è affiancato da un team di addetti ai casi (Compliance Team).
Canali di segnalazione per gli avvisi
Le segnalazioni di rischi per i diritti umani e per l'ambiente, così come le violazioni di obblighi legati ai diritti umani o all'ambiente, possono essere segnalate a SICK AG per nome o in forma anonima tramite la SICK Integrity Line. La SICK Integrity Line è una piattaforma web che può essere utilizzata anche per segnalare altri comportamenti scorretti che riguardano la nostra azienda o una società del Gruppo SICK o il benessere dei dipendenti SICK e di terzi.
La comunicazione tramite la SICK Integrity Line è riservata e protetta. Il Compliance Team elabora il contenuto delle segnalazioni. L'Integrity Line di SICK è disponibile in diverse lingue 24 ore su 24.
I messaggi alla SICK Integrity Line possono essere inviati tramite la pagina web: https://sickag.integrityline.com
Negli Stati Uniti e in Canada, segnalazioni e reclami riservati e protetti possono essere inoltrati anche telefonicamente alla SICK Integrity Line. Sono disponibili i seguenti numeri telefonici specifici del Paese:
Canada: +1 289 401 9198 - Inserire il codice identificativo seguente: 9208
USA: +1 213 279 1015 - Inserire il codice identificativo seguente: 9208
Segnalazioni e reclami corrispondenti possono essere indirizzati anche al Compliance Team come segue:
E-mail: compliance@sick.de
Telefono: +49 (0)7681-202-3276
Recapito postale:
SICK AG
Compliance/LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Germany
Possono anche essere presentati di persona al responsabile per i diritti umani (si prega di fissare un appuntamento tramite i canali di segnalazione summenzionati).
Svolgimento della procedura di reclamo
Se attraverso i canali di segnalazione di cui sopra viene ricevuta una segnalazione, l'informatore ne riceverà conferma entro sette giorni. L'Ufficio reclami verifica se sono presenti rischi legati ai diritti umani o all'ambiente o se sono stati violati i diritti umani o gli obblighi legati all'ambiente. L'Ufficio reclami verifica anche se ci sono stati altri comportamenti scorretti, come la violazione di leggi o di linee guida interne. Se opportuno o necessario, l'Ufficio reclami discuterà con l’informatore il contenuti del reclamo e dei fatti su cui si basa.
L'Ufficio reclami esamina la segnalazione nell'ambito di un'indagine interna, in conformità alle leggi e alle norme interne applicabili e tenendo conto degli interessi di tutte le parti coinvolte. L'indagine deve essere svolta rapidamente e senza grandi interruzioni. L’informatore può ottenere informazioni sullo stato delle cose dall'Ufficio reclami in qualsiasi momento e riceverà un feedback sull'indagine e sulle eventuali misure di follow-up entro tre mesi dal ricevimento della segnalazione. I diritti degli interessati devono essere rispettati quando si fornisce un feedback. Al più tardi dopo il completamento dell'indagine, l'informatore sarà informato del risultato nella misura consentita dalla legge. Le indagini previste dalla procedura di reclamo devono essere completate in tempi ragionevoli. Il nostro obiettivo è quello di completare l'indagine entro sei mesi.
L'ufficio reclami incaricato da SICK AG di attuare la procedura di reclamo garantisce una procedura imparziale, in quanto il responsabile dei diritti umani di SICK AG è indipendente e non vincolato da istruzioni. Questo vale anche per tutti i membri del Compliance Team incaricato di indagare su una segnalazione. Inoltre, il responsabile dei diritti umani e tutti i membri del Compliance Team sono tenuti al segreto.
Tutte le attività previste dalla procedura di reclamo saranno svolte in conformità alle leggi vigenti. Tutte le segnalazioni sono seguite in modo oggettivo, affidabile e con la necessaria attenzione. Le persone sottoposte a indagine devono essere trattate con equità e rispetto. Questo vale in particolare per i colloqui e gli altri contatti personali. I pregiudizi e le azioni distorte devono essere evitati del tutto. Alle persone coinvolte in indagini interne, si applica innanzitutto la presunzione di innocenza.
La valutazione giuridica dei fatti oggetto di indagine è di competenza dell'Ufficio reclami. La determinazione di misure appropriate per l'eliminazione e la prevenzione di comportamenti scorretti nell'area di attività di SICK AG (comprese le società del Gruppo) o presso i fornitori diretti o indiretti sarà effettuata dall'azienda. Le misure possono comprendere, ad esempio, un'adeguata azione civile o di diritto del lavoro o il coinvolgimento di un'autorità pubblica. Possono essere prese in considerazione anche modifiche ai processi lavorativi e aziendali, nonché alle regole organizzative e comportamentali.
Protezione degli informatori da discriminazioni e punizioni
Il responsabile dei diritti umani e i membri del Compliance Team sono tenuti a proteggere al meglio la riservatezza dell'identità degli informatori e dei terzi citati nella loro segnalazione.
I membri del Compliance Team incaricati di indagare sulle segnalazioni, così come tutti i dipendenti altrimenti coinvolti, sono tenuti a mantenere la massima riservatezza. Nella misura in cui è necessario ricorrere a esperti esterni, questi devono essere soggetti al segreto professionale o impegnarsi contrattualmente a mantenere la riservatezza.
SICK AG non tollera ritorsioni contro gli informatori che esprimono le loro preoccupazioni in buona fede. La discriminazione e la punizione di tali informatori sono vietate. In caso di segnalazioni di ritorsioni nei confronti degli informatori, i membri del Compliance Team sono tenuti a coinvolgere immediatamente il responsabile dei diritti umani. Quest'ultimo informerà la Direzione aziendale e proporrà misure appropriate.
Tuttavia, il sistema di segnalazioni non deve essere utilizzato per false accuse.
Protezione dei dati
In linea di principio, gli informatori possono effettuare segnalazioni senza fornire dati personali, nella misura in cui ciò sia legalmente consentito. Tuttavia, gli informatori possono divulgare volontariamente dati personali nell'ambito del processo di reclamo, in particolare informazioni sulla loro identità, nome e cognome, paese di residenza, numero di telefono o indirizzo e-mail. In questo processo viene garantito il rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla legge e delle disposizioni in materia di protezione dei dati.
Efficacia della procedura di reclamo
L'efficacia della procedura di reclamo viene riesaminata una volta all'anno e occasionalmente se l'azienda deve aspettarsi una situazione di rischio significativamente modificata o ampliata nella propria area di attività o presso il fornitore diretto, ad esempio a causa dell'introduzione di nuovi prodotti, progetti o un nuovo settore commerciale. Responsabile del controllo dell’efficacia della procedura di reclamo è il responsabile della Global Quality, direttamente sottoposto all’Executive Board di SICK AG, cui riferisce.
Nell’ambito del controllo dell’efficacia, è necessario tenere opportunamente conto degli interessi dei potenziali soggetti coinvolti del meccanismo di reclamo. Qualora il controllo riveli che la procedura di reclamo non è efficace o qualora presenti altre lacune, il procedimento o i rimedi in oggetto verranno tempestivamente adattati.
L’Executive Board di SICK AG deve essere informato almeno una volta all’anno sul controllo dell’efficacia della procedura di reclamo.
Il presente Regolamento procedurale entra immediatamente in vigore.
Waldkirch, 09 dicembre 2024
SICK AG
Executive Board