Toepassingsgebied van de procedure
De bescherming en het respect voor elke mens en het milieu hebben voor SICK AG de hoogste prioriteit en vormen een absoluut noodzakelijk onderdeel van onze bedrijfsverantwoordelijkheid. De naleving van de zorgplichten volgens de Duitse Supply Chain Sourcing Obligations Act (LkSG) is voor ons een vanzelfsprekendheid. Ondanks ons Compliance Managementsysteem kunnen we de mogelijkheid van wangedrag door individuen echter niet volledig uitsluiten.
SICK AG heeft een klachtenprocedure ingesteld conform § 8 LkSG. Via deze procedure kunnen personen risico's inzake mensenrechten en milieu signaleren, alsook schendingen van mensenrechten- of milieuverplichtingen die zijn ontstaan als gevolg van de economische activiteiten van SICK AG in haar eigen bedrijfssector (met inbegrip van haar concernondernemingen) of van een directe of indirecte toeleverancier.
De klachtenprocedure is toegankelijk voor alle potentiële partijen binnen en buiten de eigen bedrijfssector, zoals medewerkers van SICK AG en haar concernondernemingen of medewerkers van directe en indirecte toeleveranciers van SICK AG en haar concernondernemingen. Niet alleen rechtstreeks getroffen personen kunnen een tip indienen, maar ook andere derden, bijvoorbeeld in vertegenwoordiging van rechtstreeks getroffen personen. Voor het overbrengen en de verwerking van klachten en andere informatie ontstaan voor de klager of klokkenluider geen kosten.
Verantwoordelijkheid voor de klachtenprocedure bij SICK AG
Verantwoordelijk voor de uitvoering van de klachtenprocedure is de mensenrechtenfunctionaris van SICK AG (klachtenbureau). De mensenrechtenfunctionaris is de Chief Compliance Officer van SICK AG. Hij wordt ondersteund door een team van zaakbehandelaars (Compliance Team) bij de behandeling van de klachtenprocedures.
Meldingskanalen voor tips
Tips inzake risico's voor mensenrechten en milieu en schendingen van mensenrechten- of milieuverplichtingen kunnen op naam of anoniem worden gemeld via de SICK Integrity Line van SICK AG. De SICK Integrity Line is een webgebaseerd platform dat ook gebruikt kan worden om tips te melden van ander wangedrag dat onze onderneming of een onderneming van het SICK-concern of het welzijn van SICK-medewerkers en derden betreft.
De communicatie via de SICK Integrity Line is vertrouwelijk en veilig. De inhoudelijke behandeling van de meldingen gebeurt door het Compliance Team. De SICK Integrity Line is 24 uur per dag beschikbaar in vele talen.
Meldingen aan de SICK Integrity Line kunnen worden gedaan via de volgende internetpagina: https://sickag.integrityline.com
Passende tips en klachten kunnen ook als volgt aan het Compliance Team worden gericht:
E-mail: compliance@sick.de
telefoon: +49 (0)7681-202-3276
Post:
SICK AG
Compliance/LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Duitsland
Zij kunnen ook persoonlijk worden ingediend bij de mensenrechtenfunctionaris (maak een afspraak via de bovengenoemde meldingskanalen).
Verloop van de klachtenprocedure
Wanneer een tip wordt ontvangen via bovengenoemde meldingskanalen, zal de ontvangst van de tip binnen zeven dagen aan de klokkenluider worden bevestigd. Het klachtenbureau onderzoekt of er sprake is van risico's voor de mensenrechten of het milieu en of de mensenrechten of milieuverplichtingen zijn geschonden. Het klachtenbureau gaat ook na of er sprake is van ander wangedrag, zoals schending van wetten of interne richtlijnen. Indien zinvol of noodzakelijk bespreekt het klachtenbureau de inhoud van de klacht en de onderliggende feiten met de klokkenluider.
Het klachtenbureau onderzoekt de tip in het kader van een intern onderzoek met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en interne regels en rekening houdend met de belangen van alle betrokken partijen. Het onderzoek moet snel en zonder grote onderbrekingen worden uitgevoerd. De klokkenluider kan te allen tijde informatie over de stand van zaken krijgen van het klachtenbureau en krijgt uiterlijk drie maanden na ontvangst van de melding feedback over het onderzoek en eventuele vervolgmaatregelen. Bij de te geven feedback moeten de rechten van de betrokkenen in acht worden genomen. Uiterlijk na afronding van het onderzoek wordt de klokkenluider, voor zover wettelijk toegestaan, op de hoogte gesteld van het resultaat. Onderzoeken in het kader van de klachtenprocedure moeten binnen een redelijke termijn worden afgerond. We streven ernaar een onderzoek binnen zes maanden af te ronden.
Het klachtenbureau dat door SICK AG is belast met de uitvoering van de klachtenprocedure garandeert een onpartijdige procedure, aangezien de mensenrechtenfunctionaris van SICK AG onafhankelijk is en niet gebonden aan instructies. Dit geldt ook voor alle leden van het Compliance Team die met een onderzoek van een tip zijn belast. Bovendien hebben de mensenrechtenfunctionaris en alle leden van het Compliance Team een geheimhoudingsplicht.
Alle activiteiten in het kader van de klachtenprocedure zullen worden uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Alle tips worden objectief, betrouwbaar en met de nodige zorgvuldigheid onderzocht. Personen tegen wie een onderzoek loopt, moeten eerlijk en met respect worden behandeld. Dit geldt met name bij interviews en andere persoonlijke contacten. Vooroordelen en vooringenomen handelingen moeten geheel en al worden vermeden. Voor betrokkenen die onderwerp zijn van interne onderzoeken geldt eerst het vermoeden van onschuld.
De juridische beoordeling van de onderzochte feiten valt onder de verantwoordelijkheid van het klachtenbureau. De vaststelling van passende maatregelen voor het elimineren en voorkomen van wangedrag in het eigen bedrijfsgebied van SICK AG (met inbegrip van de ondernemingen van de groep) of bij directe of indirecte toeleveranciers geschiedt door de onderneming. De maatregelen kunnen bijvoorbeeld passende civielrechtelijke of arbeidsrechtelijke stappen omvatten of de inschakeling van een overheidsinstantie. Ook veranderingen in werk- en bedrijfsprocessen en organisatorische en gedragsregels kunnen in aanmerking worden genomen.
Bescherming van klokkenluiders tegen benadeling en bestraffing
De mensenrechtenfunctionaris en de leden van het Compliance Team zijn verplicht de geheimhouding van de identiteit van klokkenluiders en in een klokkenluidersmelding genoemde derden naar beste vermogen te beschermen.
De leden van het Compliance Team die belast zijn met het onderzoek van de tips, alsmede alle anderszins betrokken medewerkers, zijn verplicht tot strikte geheimhouding. Voor zover het noodzakelijk is externe deskundigen in te schakelen, moeten zij onderworpen zijn aan het beroepsgeheim of zich contractueel verbinden tot geheimhouding.
SICK AG tolereert geen represailles tegen klokkenluiders die te goeder trouw hun bezorgdheid uiten. Benadeling en bestraffing van dergelijke klokkenluiders zijn verboden. In geval van aanwijzingen van vergeldingsmaatregelen tegen klokkenluiders zijn de leden van het Compliance Team verplicht onmiddellijk de mensenrechtenfunctionaris in te schakelen. Deze zal de leiding van het bedrijf informeren en passende maatregelen voorstellen.
De klokkenluidersregeling mag echter niet worden gebruikt voor valse beschuldigingen.
Privacy
In principe zijn meldingen van klokkenluiders - voor zover wettelijk toegestaan - mogelijk zonder het verstrekken van persoonsgegevens. Klokkenluiders kunnen echter vrijwillig persoonsgegevens verstrekken als onderdeel van de klachtenprocedure, met name informatie over hun identiteit, voor- en achternaam, land van domicilie, telefoonnummer of e-mailadres. Daarbij worden de wettelijke bewaarplichten en de bepalingen van de wetgeving inzake gegevensbescherming gewaarborgd.
Effectiviteit van de klachtenprocedure
De effectiviteit van de klachtenprocedure wordt eenmaal per jaar geëvalueerd, alsook op ad hoc basis indien de onderneming met een aanzienlijk gewijzigde of uitgebreide risicosituatie in haar eigen bedrijf of bij de directe toeleverancier rekening moet houden, bijvoorbeeld als gevolg van de invoering van nieuwe producten, projecten of een nieuw bedrijfsterrein. Verantwoordelijk voor de controle van de effectiviteit van de klachtenprocedure is de directeur Global Quality, die onmiddellijk onder de Raad van Bestuur van SICK AG staat en eraan rapporteert.
In het kader van de effectiviteitstoetsing moeten de belangen van de potentiële partijen die betrokken zijn bij het klachtenmechanisme de nodige aandacht krijgen. Als uit de controle blijkt dat de klachtenprocedure niet effectief is of andere tekortkomingen heeft, wordt de procedure of worden de genomen verbeteringsmaatregelen onmiddellijk aangepast.
De Raad van Bestuur van SICK AG dient ten minste eenmaal per jaar over de controle van de effectiviteit van de klachtenprocedure te worden geïnformeerd.
Dit reglement treedt onmiddellijk in werking.
Waldkirch, 09 december 2024
SICK AG
De Raad van Bestuur